淺談房產(chǎn)檔案管理的對(duì)策
2016-05-03 18:02:44 來自：四川報(bào)道網(wǎng) 編輯：向經(jīng)緯
作者 甘洛縣房產(chǎn)管理所所長 毛阿衣
近年來，隨著城市建設(shè)的發(fā)展，舊城改造成為城市建設(shè)中一個(gè)十分重要的方面，房產(chǎn)檔案管理在舊城改造中顯得尤為重要，房地產(chǎn)業(yè)的檔案是城市房地產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，一定程度上反映著城市的發(fā)展和歷程，對(duì)于城市的研究和歷史的變遷都是有很重要參考依據(jù)的，所以房地產(chǎn)檔案管理工作是十分重要的，這不僅是房地產(chǎn)檔案管理部門的工作，也是我國城市化發(fā)展的需要。檔案管理工作最重要的原則是可靠、實(shí)事求是的記錄。做好房產(chǎn)檔案工作對(duì)穩(wěn)定社會(huì)，解決民事糾紛，明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)做好房產(chǎn)檔案工作有助于領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
五大特點(diǎn) 檔案管理考專業(yè)
法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的，是確認(rèn)房產(chǎn)權(quán)利歸屬，鑒證房產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。
社會(huì)性。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活將全面走向信息化。房產(chǎn)檔案作為一種真實(shí)的記錄，客觀地反映了房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的真象，記錄了一個(gè)個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的過程。
動(dòng)態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權(quán)屬和房產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌，城市的建設(shè)發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生，房產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，這樣房產(chǎn)權(quán)屬衍生的房產(chǎn)檔案也不斷隨之而變化。
區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門是本地房產(chǎn)唯一管理部門，處于對(duì)本地區(qū)房產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位。
服務(wù)多元化。房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項(xiàng)的服務(wù)，而應(yīng)該是所有信息的全部批露，是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁，是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn)，為利用者提供一個(gè)交流平臺(tái)。
“八方法、四原則” 收集整理講規(guī)律
歸檔的八個(gè)方法。1、分類。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案 （如進(jìn)行一次產(chǎn)權(quán)登記、辦理一次代管或托管等） 所形成的材料立一個(gè)卷；2、去釘取齊；3、卷內(nèi)文件排列；4、編制檔號(hào)。歸檔的每一份文件材料都要在首頁的上方空白處加蓋“檔號(hào)章”；5、填寫卷內(nèi)文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內(nèi)文件目錄分固定式與非固定式兩種；6、填寫檔案袋封面項(xiàng)目和封底備考表；7、裝袋入盒；8、填寫檔案盒封面和脊背項(xiàng)目。
文件排列四原則。1、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；2、審批材料在前，申報(bào)材料在后；3、外文材料，譯文在前，原文附后；4、其他在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的重要程度或時(shí)間先后排列。
談現(xiàn)狀找問題 清除管理弊病
目前，在舊城改造中我國的房產(chǎn)檔案管理存在的問題較多，主要體現(xiàn)在：我國房產(chǎn)檔案由于收集時(shí)間不同、標(biāo)準(zhǔn)不同等原因造成了檔案存在差異；在實(shí)際收集過程中，檔案管理人員素質(zhì)與專業(yè)水平的差異也導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案中存在錯(cuò)誤或其他問題。這些問題嚴(yán)重影響了我國房產(chǎn)檔案管理開展，造成了檔案查閱與利用的困難。而且，在房產(chǎn)檔案中還存在許多不合格材料的現(xiàn)象。這是由于檔案收集初期工作人員專業(yè)水平或工作失誤造成了不合格材料的歸檔。而后期的復(fù)核或使用中缺乏相應(yīng)的糾正，造成不合格材料長期存在的現(xiàn)狀。
我國房產(chǎn)檔案管理形式較為單一，其內(nèi)容以文字和圖標(biāo)構(gòu)成。這一現(xiàn)狀使得我國房產(chǎn)檔案管理中缺乏相應(yīng)的高科技技術(shù)，造成了傳統(tǒng)紙張檔案管理成本高、查找困難、不利于數(shù)字化發(fā)展等問題。這一現(xiàn)狀直接或間接地影響了我國房產(chǎn)規(guī)劃、相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，甚至造成不必要的房產(chǎn)糾紛。針對(duì)這樣的情況，我國房產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)從檔案管理形式的改革入手，針對(duì)存在的問題進(jìn)行相應(yīng)解決，以此促進(jìn)我國房產(chǎn)管理工作的開展，促進(jìn)相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展。
對(duì)癥下策 優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理
加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。1、做好房產(chǎn)檔案的收集工作。房產(chǎn)檔案來源分散、渠道多元，要求房產(chǎn)檔案管理部門必須及時(shí)廣泛地收集房產(chǎn)文件材料；2、做好房產(chǎn)檔案的整理工作。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行篩選整理，嚴(yán)格把關(guān)，并對(duì)重要的材料進(jìn)行正確的保護(hù)管理。其次，必須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)則，對(duì)所收集的檔案材料科學(xué)分類、合理排列、整齊裝訂。另外，為了使房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實(shí)、更直觀地表現(xiàn)出來，房產(chǎn)檔案中最好附有房產(chǎn)照片，與原房產(chǎn)材料一并保存；3、做好房產(chǎn)檔案的編目工作。編目是否科學(xué)，直接關(guān)系到房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，應(yīng)解決檔案管理動(dòng)而不亂的問題。
通過開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作。房產(chǎn)檔案管理的目的是為了檔案信息能夠?yàn)槠渌墓ぷ魈峁┮罁?jù)，當(dāng)然準(zhǔn)確的信息同時(shí)也能促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。檔案信息的管理是為了方便查詢，所以通過資料的收集然后記錄成為檔案，然后提供給相關(guān)工作人員使用。目前我國正在大力的推廣實(shí)施信息化管理，檔案工作也不例外，檔案管理進(jìn)入新階段。
加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)管理房產(chǎn)檔案，必將極大地提高房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平提高。
掌握房產(chǎn)檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。房產(chǎn)檔案通常分為幾大類，每一類別的內(nèi)容都參差不齊。在行政審批過程中，審批時(shí)間長，一旦出現(xiàn)問題，檔案管理就會(huì)出現(xiàn)問題。目前我國音頻文件檔案數(shù)量少，并沒有得到管理上的重視。但是為了保證檔案資料的齊全，檔案管理人員應(yīng)該熟練的掌握各種管理手段和程序流程,對(duì)于所擁有的檔案資料都必須十分了解。
制定規(guī)范，及時(shí)進(jìn)行立卷制度建設(shè)。檔案管理制度通常與閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等相結(jié)合。針對(duì)這樣的情況，不同的人能夠接觸的檔案級(jí)別都要有所區(qū)分，不同的檔案制定不同的審批手續(xù)，保證檔案的保密性，防止泄密事件的發(fā)生，保護(hù)檔案的安全和完整。這需要各類規(guī)章制度的完善，同時(shí)在實(shí)踐的過程中不斷進(jìn)行完善。
胡斌：繼續(xù)
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周通：推進(jìn)